Jedną z najciekawszych rzeczy, które odkryłem będąc przedsiębiorcą, to stworzenie NOT TO DO LIST. Takie zestawienie okazuje się bardzo efektywnym sposobem na zarządzanie priorytetami i zminimalizowanie stresu odczuwanego przez wielu przedsiębiorców.
Cała tajemnica polega na tym, że to, czego nie robisz, definiuje to, na co realnie masz czas. Każdego dnia marnujemy zasoby z powodu bezużytecznych zadań, nieefektywnych procesów, produktów pochłaniających czas i złych nawyków. Jeśli masz problem z podjęciem decyzji, co robić, po prostu skup się na nierobieniu.
Ekstremalnym przykładem takiego działania był czarny golf Steve’a Jobsa. Dzięki postanowieniu, że nie będzie nosił nic innego, wyeliminował cały proces decyzyjny związany z wyborem ubrań.
Ja regularnie zadaję sobie pytanie z audycji ZSŻ: Czy jest coś, co mógłbym przestać teraz robić, co poprawiłoby moje samopoczucie i spowodowało mój rozwój? Za każdym razem jak mówisz komuś lub czemuś TAK, to automatycznie mówisz NIE innym osobom, możliwościom czy okazjom. To może być kwestia Twojego czasu, kapitału do zainwestowania czy Twojej energii.
Wybieranie czego nie robić dla mnie jest bardzo ważne i każdego dnia uczę się jak to robić lepiej. Moim zdaniem najlepiej zacząć od nierobienia małych rzeczy, które nieubłaganie zabierają nam czas. Ten tekst jest właśnie o tym.
Jak pozbyć się nawyków, które zabierają czas?
Skupienie się na tym, co ważne, wymaga ochrony naszego czasu i energii psychicznej. Aby pozbyć się złych nawyków, musisz najpierw zdać sobie sprawę, że je masz. Zastanów się, co robisz regularnie, co zabiera Ci czas, a co mogłoby zostać zastąpione bardziej produktywnymi aktywnościami.
Wypracuj nowe, pozytywne nawyki, które pomogą Ci osiągnąć cele i zwiększyć swoją produktywność. Najważniejsze jest zrozumienie, że kontrola impulsów jest kluczem do pozbycia się złych nawyków.
Jakich nawyków nie pielęgnować, a które warto wprowadzić w życie?
Poniżej znajdziesz kilka przykładów działań, a często ich barku, dzięki którym łatwiej przyjdzie Ci uporać się ze stresującymi przyzwyczajeniami.
1. Postaraj się skupić
W trakcie czytania tego tekstu prawdopodobnie kilka razy sprawdzisz powiadomienia na telefonie. Nierozpraszanie się jest, w dzisiejszym świecie, czynnością niezwykle trudną. Twoja uwaga, zamiast skupić się na tym, co w danej chwili ważne, rozprasza się z każdym kolejnym dźwiękiem wydanym przez Twój telefon.
W jednym z poprzednich newsletterów (FOCUS) pisałem, dlaczego skupienie się na jednej czynności, działaniu czy branży jest istotne. Jednym z moich sposobów na ciągły szum informacyjny jest usunięcie aplikacji do social mediów z telefonu. Niestety nie mogę się ich pozbyć na stałe, gdyż są mi potrzebne w pracy, ale przynajmniej zmniejszam ich negatywny wpływ na moje próby skupienia się na tym, co ważne.
Fokus jest też strategiczny w kontekście inwestowania czy rozwijania biznesu. Przyznaję, że to jest moja pięta Achillesa. Ciągle mam nowe „genialne” pomysły na życie czy inwestycje. Ja, tak jak i Ty, nie jesteśmy dziełem ukończonym. Popełniam błędy, ale chętnie się na nich uczę. Jeśli szukasz ekstremalnego przykładu koncentracji na biznesie, to polecam Ci rozmowę z Piotrem Żółkiewiczem, którą odbyliśmy w ramach audycji Zaprojektuj Swoje Życie. Są ludzie, którzy bardzo potrafią grać w FOKUS. 🙂
2. Nie odpisuj na e-maile
Czy to w ogóle da się zrobić? W pewnym sensie tak. Odpisując na każdą wiadomość, która obwieści swoje przybycie w Twojej skrzynce radosnym >PING<, generuje kolejne maile wymagające uwagi. Na komputerze i telefonie mam wyłączone wszystkie powiadomienia poza jednym kanałem przeznaczonym dla najbliższej rodziny.
Mail jest niezwykle istotną częścią mojej komunikacji, dlatego też pewnie nigdy z niego nie zrezygnuję. Kluczem jest weryfikacja tego, na co warto odpisać.
Wdrażając tę zasadę, ustawiłem odpowiednie filtry na skrzynkę odbiorczą. Dzięki temu wiadomości, gdzie jestem na DW, trafiają do folderu, do którego praktycznie nie zaglądam. Maile związane ze Społecznością ZSB lub z biznesami, w które jestem zaangażowany, też mają swoje miejsce oznaczone konkretnym priorytetem.
Co więcej, mam zaangażowany zespół, który wspiera mnie w ogarnianiu pewnych tematów. Tu przydatna jest umiejętność delegowania. Nie odpisuję na wszystkie maile, wszystkie prośby, wszystkie „genialne” okazje inwestycyjne – ale staram się zawsze odpisywać na maile od czytelników.
Marzysz o własnym biznesie? Sprawdź: praca na etacie a własna działalność?
3. Ceń swój czas
Spotkania osobiste nie zawsze są konieczne. Od jakiegoś czasu wyznaję zasadę:
SAY NO OFTEN – MÓW CZĘSTO NIE
Z dużą uwagą podchodzę do dzielenia się swoim czasem z innymi. Nie przyjmuję zaproszeń „na kawę”, bo kawę mamy świetną w studiu. A wydanie 17 czy 19 złotych nie spowoduje, że mój interlokutor przygotuje się do rozmowy, żeby uzyskać z niej jak największa wartość. Może poruszę temat tabu, ale prawda jest taka, że jeśli chcesz się ze mną spotkać, to prawdopodobnie najpierw prześlę Ci cennik.
Nie uważam, aby monetyzacja wartości, jaką jest czas, wiedza i network była nietaktem. Dzięki temu obie strony mają większą motywację do potraktowania spotkania poważnie i przedstawienia tematów w określonym czasie. Warto wyrobić sobie miarę i kryteria, według których decydujesz, na co poświęcasz swój czas. I nie chodzi tu o zarabianie na każdym spotkaniu, a o filtrowanie poważnych tematów.
Szanuj swój czas, jesteś w stanie stworzyć niesamowite rzeczy, jeśli nie będziesz się rozdrabniać. Uwierz mi – zrobiłem audycję ZSŻ z niczego, inwestując przede wszystkim swój czas.
4. Wymagaj, aby spotkania miały agendę, a ich uczestnicy byli przygotowani
Jasno określony cel i zasady spotkań dają korzyści wszystkim uczestnikom. Prosząc o agendę lub przygotowanie i przeczytanie materiałów z wyprzedzeniem, efektywniej spożytkujecie czas.
Gdy prowadzę spotkania mentoringowe z przedsiębiorcami wymagam, aby mentee odrobił wspólnie ustaloną pracę domową. Warunkiem koniecznym kolejnej naszej rozmowy jest jej wykonanie.
Podczas Mastermindów stosuję podobną zasadę. Uczestnicy przychodzą na nie, aby mierzyć się z wyzwaniami, dzielić doświadczeniami i szukać rozwiązań. Nie wyobrażam sobie, aby przyszli nieprzygotowani. Oczywiście nie wymagam, jak Jeff Bezos, 6 stronicowego raportu, ale warto z szacunkiem i świadomie podchodzić do dzielenia się czasem z innymi. Zyskujesz więcej na spotkaniach, na które jesteś przygotowany.
5. Przechodź do sedna
Ten punkt wynika z poprzedniego. Jako że cenię sobie swój i Twój czas:
- Staram się unikać small talku i rozwlekania tematów, które można streścić w jednym zdaniu.
- Lubię skracać dystans i przechodzić do sedna sprawy. Takie podejście niejednokrotnie zaowocowało wartościową, szczerą i dogłębną rozmową, której nie spodziewali się moi interlokutorzy.
6. Nie pozwól, aby mało istotne komunikaty odrywały Cię od priorytetów
Ile razy w ciągu dnia sprawdzasz pogodę na weekend? Czy za każdym razem jak współpracownik podejdzie do Twojego biurka, aby podzielić się najnowszymi plotkami, odrywasz się od swoich zadań? Czy okna prywatnych czatów wariują w czasie gdy jesteś na służbowych Teamsach czy Zoomach?
Takie rzeczy wybijają z rytmu, co powoduje, że potrzebujesz więcej czasu na wykonanie tego, co sobie założyłeś. Schowaj telefon do szuflady, wycisz powiadomienia, powieś na drzwiach kartkę NIE PRZESZKADZAĆ. Znajdź sposób, dzięki któremu zrobisz to, co sobie zaplanowałeś w określonym czasie.
7. Ogranicz komunikację z niektórymi klientami
Pomyślisz, że to głupie, bo klienci przynoszą pieniądze. Masz rację, ale ta prawda nie dotyczy wszystkich Twoich klientów. Jest taka grupa, która zamiast dawać zyski, jedynie zabiera czas.
Miałem przyjemność być mentorem Bartka Rychalskiego, którego przekonywałem, aby podniósł ceny swoich usług. Bartek pomaga innym tworzyć kursy. Robi to świetnie. Problem polegał na tym, że miał więcej klientów, niż był w stanie obsłużyć, a mimo to finanse firmy pozostawiały wiele do życzenia. Bardzo długo przekonywałem go do zmiany cen. Gdy w końcu się do tego przekonał, nie dość, że firma zaczęła więcej zarabiać, to jeszcze jakość jego klientów znacznie się poprawiła. Bartek teraz podnosi ceny za swoje usługi dość regularnie.
8. Ustal priorytety
Redukcja listy TO DO z kartki A4 do kwadratowego post-it’a ma wiele korzyści. Jeśli zrobisz tylko to, co jest dla Ciebie jako człowieka, przedsiębiorcy, rodzica czy partnera najważniejsze, to będziesz szczęśliwszy. Ja codziennie wybieram tylko trzy rzeczy, które zrobię z mojej listy zadań.
Ustalenie priorytetów i trzymanie się ich da Ci satysfakcję osiągnięcia wyznaczonego celu. Co więcej, będziesz miał świadomość, że zrobiłeś coś wartościowego, a wybieranie zadań do zrobienia poprawi Twoje skupienie na celu.
9. Odpocznij od telefonu
Uwolnij się od ciągłego dzwonienia, przeglądania mediów społecznościowych, memów czy odpisywania na wiadomości. Wycisz telefon przed pójściem spać, zostaw go w domu, gdy idziesz na siłownię lub na kolację z bliską Ci osobą.
Wyrobiłem sobie zwyczaj oddzwaniania wtedy, gdy mi to pasuje. Oczywiście zajęło chwilę, aby chociażby członkowie mojej najbliższej rodziny się do tego przyzwyczaili, ale obecnie wszyscy wiedzą o tej zasadzie i ją szanują. Oprócz mamy. Przed nią zawsze muszę się tłumaczyć, czemu nie odebrałem od razu. Podchodzę do tego z miłością i wyrozumiałością.
10. Nie oczekuj, że praca zastąpi Ci życie
Praca doskonale wypełnia luki w życiu. Jestem smutny? Pracuję. Nie umiem się zrelaksować? Pracuję. Pokłóciłem się z kimś bliskim? Pracuję. Praca jest jak pianka izolacyjna – ma potencjał wypełnić każdą wolna przestrzeń, czasem w bardzo niekontrolowany sposób.
Jednak praca to nie jest całe Twoje życie. Zwróć uwagę, aby nie wypełniać swojego kalendarza, tylko tym, co związane jest z biznesem i spotkaniami służbowymi. Wypełnij go tym, co jest ważne dla Twojego dobrego samopoczucia i zdrowia. Trening, spotkanie z przyjaciółmi, rodzicami, czas spędzony z dziećmi, a nawet posiłki. Nie odkładaj tych rzeczy na później. Masz zbyt mało czasu na tej Ziemi, aby spędzić go tylko na mailach, callach i ASAPach.
Dlatego tak ważna jest lista NOT TO DO. Tu ogromne podziękowania dla Tima Ferrisa, który jest nieustającą inspiracją.
Nawyki, które zabierają czas – podsumowanie
Poświęć kilka minut dziennie na analizę wyżej wymienionej listy, aby przypomnieć sobie, czego zobowiązałeś się nie robić w ciągu dnia, i okresowo przeglądaj uwzględnione elementy, aby sprawdzić, czy nadal pasują do zadań i nawyków, których chcesz uniknąć.
Daj mi znać czy stworzyłeś już taką listę i co się na niej znajduje!
