Co robi Jeff Bezos, żeby nie bać się swojego kalendarza (i co Ty możesz zrobić, by wprowadzić w życie zarządzanie czasem)?

Wiem co mówię: byłem w korpo, pracuję ze startupami, prowadzę swój biznes. Znając wszystkie trzy perspektywy widzę, że w każdej brak zarządzania swoim czasem prowadzi do katastrofy. A co ma z tym wspólnego Jeff Bezos, o tym nieco później.

Znacie „Zarządzanie przez spotkanie”? To codzienna choroba tysiąca biur na całym świecie. Najpóźniej o 9 rano rusza spotkaniowo-telefoniczny walec, który skutecznie spłaszcza kreatywność, rozmywa odpowiedzialność i sprawia, że wszyscy, choć nic jeszcze nie załatwili – mają wrażenie zmęczonych. W rezultacie, po sześciu spotkaniach w czterech różnych miejscach, kończą dzień z jeszcze dłuższą listą spraw do załatwienia.

Zarządzanie czasem

Ja znałem to zjawisko już jako menedżer, dogłębnie w nie wsiąkłem, gdy stałem się aktywnym inwestorem, a zwielokrotniłem je, kiedy zająłem się podcastami i prowadzeniem audycji Zaprojektuj Swoje Życie.

Blogerem i podcasterem nie zostałem z przypadku: naprawdę długo zastanawiałem się, czy wejść w zupełnie nieznany mi obszar. Ale inwestycje mocno poszerzyły krąg moich biznesowych znajomych i doprowadziły jednocześnie do refleksji, że warto dzielić się wiedzą, jaką zgromadziłem. 

Time-hacki

Dlatego właśnie, po kolejnych konsultacjach z zespołem startupu, pomyślałem: a może by to spisać? Nagrać? Tak narodził się pomysł na The Mac Show  – zostałem producentem, wydawcą i gospodarzem swojego własnego programu. Nie wziąłem jednak pod uwagę, że przygotowywanie podcastów i treści pisanej to zupełnie inne zajęcie niż moje dotychczasowe metody pracy. 

Gdy byłem menedżerem, najważniejsze było dla mnie sprawne dostarczanie wiedzy i decyzji do dużej liczby zespołów. To wcale nie musiało oznaczać głębokiego zastanowienia – i często nim nie było.

O ile jako menedżer podejmowałem szybkie decyzje, a jako inwestor codziennie analizuję i porównuję, to jako wydawca Zaprojektuj Swoje Życie – pracuję głęboko intelektualnie nad treścią. Takie działania: praca nad tekstem, koncepcjami, edycją – wymagają skupienia i koncentracji. A ile koncentracji mogę mieć, kiedy telefon dzwoni cały czas?

Wtedy zorientowałem się, że muszę zrewidować swoje nawyki i znów przestać coś robić. Czas rozpocząć rozsądne zarządzanie czasem.

Walka z czasem czy o czas?

Nie znam nikogo, kto by nie walczył z marnowaniem czasu. I niewielu, którym udaje się wygrać.

Dlatego w poszukiwaniu prostych sposobów na opanowanie kalendarza, sięgnąłem do praktyków. I odkryłem nastawienie Jeffa Bezosa – tak, tego samego, który zbudował jeden z największych sklepów internetowych na świecie. Jeff Bezos powiedział kiedyś w wywiadzie, że jego dzień to ciągła walka pomiędzy chęcią głębokiego zrozumienia klienta (muszę wiedzieć, co mówią!) i chronicznym brakiem czasu (nie mam kiedy tego od nich wyciągnąć).

I to walka o tę równowagę pcha go naprzód.

Ucz się od najlepszych

Właśnie dlatego Bezos nie umawia się na spotkania z ludźmi, którzy coś od niego chcą – ale prosi ich o maila. Ma zaplanowane przeglądanie tych maili i kiedy okazuje się, że znajdzie coś ciekawego – deleguje temat, lub (rzadko, ale jednak) – umawia się na spotkanie.

Jeśli Bezos potrafi dzięki temu nie bać się swojego kalendarza – to czemu nie kopiować od najlepszych?

Dlatego jako skromny wydawca audycji i bloger zacząłem wielką reformę kalendarza oraz ekonomiczne zarządzanie czasem. Zacząłem ekspresowo wyrzucać z niego wszystko to, co nie jest niezbędne.

Kilka prostych nawyków do zarządzania czasem

• Przestałem spotykać się „po prostu na kawę”.
• Zacząłem planować w półgodzinnych lub godzinnych interwałach.
• I zacząłem odmawiać. Redukować liczbę miejsc, które odwiedzę danego dnia.

Powód? Nie ma szans, żebym był twórczy, jeśli muszę się spotkać z 6 osobami jednego dnia i z każdą porozmawiać głęboko! Dlatego świadomie odcinam to, czego nie chcę robić – albo nie jestem pewien, czy chcę.

Ale spotkanie to bardzo ważna forma interakcji. Dlatego z mojej walki o produktywność ułożyłem life-hacki dotyczące czasu, czyli… time-hacki. To zbiór luźnych (i krótkich!) zasad, które pozwalają się umówić na spotkanie z człowiekiem, który pozornie wydaje się nie mieć miejsca w kalendarzu.

Ale oczywiście je ma, bo zarządzanie czasem ma we krwi – rezerwuje je tylko dla tych, którzy potrafią odpowiednio to uzasadnić.

O tym pamiętaj

Ja jestem nie tylko podcasterem: przede wszystkim jestem inwestorem, który codziennie zarządza swoimi inwestycjami i musi zmagać się ze swoim kalendarzem. Wiele osób pyta mnie: jak sprawić, żebym chciał się z Tobą umówić?

A jeszcze lepsze pytanie brzmi: jak to zrobić, żebym to ja chciał się z Tobą umówić?

Więc piszę 😊

1. Wyznacz sobie dokładnie cel spotkania. Najlepiej – spisz go w JEDNYM zdaniu. Po co chcesz się ze mną zobaczyć? Co chcesz załatwić przez spotkanie? To świetne ćwiczenie, które układa strukturę działania. Założę się, że jeśli nie potrafisz ująć celu spotkania w jednym zdaniu – nie jesteś gotowy na spotkanie, tak naprawdę potrzebujesz przemyślenia powodu spotkania raz jeszcze. Szanse, że zobaczę się z Tobą bez tego jednego zdania, są nikłe. A jeśli dostanę je w mailu, wiadomości – Twoje szanse rosną.
2. Pokaż, co możesz dać, nie tylko – co chcesz wziąć. Spotkanie to dwustronna transakcja: ja inwestuję swój czas, Ty – również. Ale ja mogę dać Ci wiedzę inwestorską, skontaktować, z ludźmi, których nie znasz, zarekomendować. Wirtualnie wyceniam godzinę swojej pracy na 1 000 euro.  Czy Ty dasz mi większą wartość?  Na pewno? Jak? Jeśli potrafisz to jasno i zwięźle ująć – to ja chętnie przyjdę na spotkanie!
3. Wyślij maila, szanuj czas. Tak, chciałbym być jak Jeff Bezos!Tak więc:czy możesz załatwić sprawę prostym, krótkim i treściwym emailem lub wiadomością? Tak? Super, nie spotykajmy się na razie! Na pewno się odezwę, jeśli mnie zainteresuje to, co piszesz.
4. Zaplanuj swój pitch. Zaczynamy spotkanie? Doskonale: masz 2-5 minut na pobudzenie mojego zainteresowania. Później pewnie zerknę na telefon, moja uwaga się rozproszy, ktoś mnie zdekoncentruje. 2 minuty to bardzo dużo czasu. Czy wiesz już, jak rozpoczniesz rozmowę?
5. Pomóż mi w nawigacji po Twojej historii. Zaserwuj mi pigułki wiedzy, nie epos: masz mniej więcej 7-15 minut, zanim nie zacznę zadawać dociekliwych pytań. W tym czasie powinienem się dowiedzieć, co jest najważniejsze w Twojej propozycji i co mam z tym zrobić. Później to ja przejmę inicjatywę moimi pytaniami.  To czasem dobrze, czasem – bardzo źle 😉  Czy wiesz, co chcesz mi powiedzieć?
6. Przetestuj się! Sprawdź, czy znasz odpowiedzi na pytania dotyczące tego, z czym przychodzisz. Czy jesteś pewien, że tak dobrze znasz swój temat, że potrafisz odpowiedzieć na moje pytania? Są raczej wymagające, a pierwsze wrażenie robi się tylko raz. Jak chciałbyś się zapisać w mojej pamięci? Zrób sobie sesję Q&A!

No dobrze, na spotkanie jesteśmy umówieni.

Ale jak w ogóle poznać kogoś, na kim nam zależy? O tym już za tydzień w porcji life-hacków Maca, czyli Mac-hacków!

---